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Vereinsrecht:

Elterninitiativen sind als Betreiber von selbstverwalteten Kindertagesstätten in der Regel als gemeinnützige Vereine organisiert. Als solcher können sie sich als ein Träger der freien Jugendhilfe anerkennen lassen und eine Kita, Krippe oder einen Hort gründen und betreiben.

Eltern, die sich zu diesem Zweck zusammen tun, müssen also zunächst einen Verein gründen und sich auf der Mitgliederversammlung eine Satzung geben und einen Vereinsvorstand wählen. Dieser übernimmt juristisch und organisatorisch die Verantwortung für die Führung des Betriebs, die Personalverantwortung für alle MitarbeiterInnen und die Aufsichtspflicht für die in der Kindertagesstätte betreuten Kinder. Der Vorstand kann diese Aufgaben teilweise auf die Kita-Leitung und weitere Mitarbeiter sowie eine Geschäftsführung delegieren (siehe auch Pflichten als Arbeitgeber und Kita-Träger).

Allgemeine Informationen zur Gründung einer Elterninitiative erhalten Sie auch im Gründungsleitfaden der Bundesarbeitsgemeinschaft Elterninitiaven (BAGE e.V.).

Hier finden Sie die wichtigsten Dokumente und Formblätter zu Vereinsgründung, Satzung, Vereinsanmeldung und dem Antrag auf Nachweis der Gemeinnützigkeit.

Die Mitgliederversammlung

Die Mitgliederversammlung bildet das Fundament der Elterninitiative. Mitglieder sind in der Regel alle Eltern, oft auch die angestellten Fachkräfte sowie in manchen Fällen ehemalige Eltern, die dem Verein noch verbunden bleiben.

Die Mitgliederversammlung ist das höchste Entscheidungsorgan. Sie entscheidet - im Rahmen der gundlegenden Rechtsvorschriften - über die Ausrichtung der Konzeption, über die Höhe der Mitgliedsbeiträge und über die Zusammensetzung des Vorstandes, der zwischen den Mitgliederversammlungen die Geschäfte des Vereins führt.

Der Vorstand

Der Vorstand eines Vereins besteht i.d.R. aus ein bis fünf Mitgliedern. Für Elterninitiativen hat sich ein Vorstand aus mindestens drei Personen bewährt, in der Regel aufgeteilt in die Posten 1. Vorsitz, 2. Vorsitz und Finanzen. Viele Vorstände wählen auch noch eine Schriftführung, obwohl diese Aufgaben im digitalen Zeitalter auch gut unter allen Vorstandsmitgliedern aufgeteilt werden können.

Es ist zudem empfehlenswert, die Ämter im Vorstand mit möglichst konkreten Aufgabenprofilen zu versehen, z.B mit klaren Zuständigkeiten für Personal, Behördenangelegenheiten und Finanzen.

Die Mitgliederversammlung wählt den Vorstand, in der Regel in einem jährlichen oder 2-jährlichen Turnus (ja nach Festlegung in der Satzung). Der Vorstand legt auf der Mitgliederversammlung Rechenschaft ab über seiner Arbeit im jeweils vergangenen Jahr.

Pflichten laut Vereinsrecht:

  • Mitgliederversammlung laut Satzung einberufen
  • Vorstandswahlen vorbereiten und durchführen
  • Vorstands- und Satzungsänderungen dem Vereinsregister melden: mit Protokoll und Beglaubigung der Unterschriften auf dem Vereinsregister-Formular durch Ortsverwaltung (Tipp: Gebühr hierfür entfällt bei Vorlage des gültigen Freistellungsbescheides!)
  • alle drei Jahre Antrag auf Befreiung von der Körperschafts- und Gewerbesteuer (Körperschaftsfreistellungsbescheid "Gemeinnützigkeit") beim Finanzamt (Abgabetermin 31.05.). Hierfür erforderlich: ein kurzer Tätigkeitsbereicht für jedes der drei vergangenen Jahre, Bilanz der letzten drei Jahre inklusive gesonderter Übersicht über alle ausgestellten Spendenquittungen und ausbezahlten Vergütungen im Rahmen von Übungsleiter- und Ehrenamtspauschalen.

Regelmäßige Aufgaben als Vorstand einer Elterninitiative

  • Aufnahme neuer Mitglieder
  • Information neuer Mitglieder über Pflichten und Aufgaben
  • Organisation und Leitung der Mitgliederversammlungen
  • Regelung der Redeleitung und Protokollführung in der Mitgliederversammlung
  • Meldungen ans Vereinsregister
  • Regelung der Zuständigkeiten und Aufgabenteilung im Vorstand
  • Beantragung des Körperschaftsfreistellungsbescheids ("Gemeinnützigkeit")
  • Durchführung von Vorstandssitzungen
  • Erstellung eines Hauhaltsplans
  • Verwaltung des Vereinskontos
  • Gewinnung neuer Vorstandsmitglieder
  • Aktualisierung von Satzung und Vereinsregelungen
  • Mittelbeschaffung
  • Buchführung
  • Prüfung und Erledigung aller Zahlungsein- und ausgänge
  • Ausstellung von Spendenquittungen
  • Organisation und Sicherstellung der jährlichen Kassenprüfung

Darüber hinaus entstehen aus den spezifischen Anforderungen als Träger einer Kita eine Reihe von Aufgaben und Pflichten des Vorstandes, die auf der Seite "Trägerpflichten" näher beschrieben werden.

Ehrenamt und Haftung

Zur Sorgfaltspflicht bei der Aufgabenausführung:

Die Erfüllung der Sorgfaltspflicht ist grundsätzlich laut Rechtssprechung dann gegeben, wenn der Vorstand die Geschägte für den Verein mit der gleichen Sorgfalt und Zuverlässigkeit erfüllt, wie er seine eigenen, privaten Geschäfte zu erledigen pflegt. Es wird vom Vorstand also grundsätzlich nicht verlangt, wie ein bezahlter hauptamtlicher Geschäftsführer in der Wirtschaft zu agieren.

Ausnahme 1:

Bei Steuern und Abgaben hat der Vorstand laut gültiger Rechtsprechung (BFH, Urteil vom 23. Juni 1998) die gleiche Verantwortung und das Haftungsrisiko wie ein bezahlter hauptamtlicher GmbH-Geschäftsführer. Alle Vorstandsmitglieder haften als Gesamtschuldner, so dass das Finanzamt gegen jedes einzelne Vorstandsmitglied den Anspruch geltend machen kann. Aus diesem Grund empfiehlt sich die Beauftragung eines externen Lohnbüros für die Lohnabrechung und Abgabenberechnung.

Ausnahme 2:

Auch bei der Ausstellung von Spendenbescheinigungen haftet der Vorstand im Zweifel persönlich. Die wichtigsten Punkte, die es hier zu beachten gilt, sind auf der Seite "Finanzen" näher erläutert.

Ausnahme 3:

Der Vorstand haftet schließlich auch persönlich bei verzögertem Insolvenzantrag. Sollte der Verein in die Überschuldung oder Zahlungsunfähigkeit geraten, muss der Vorstand schnell handeln und die Eröffnung des Insolvenzverfahrens beantragen.

Folgende Aufgabenbereiche sollte der Vorstand auf Grund der Haftung nicht an andere Beauftragte außerhalb des Vorstandes delegieren:

  • Kontrolle über Finanzen, z.b. die Zahlungsfähigkeit des Vereins
  • Kontrolle über die korrekte Abführung von Gebühren, Steuern, Versicherungs- und Sozialversicherungsbeiträgen
  • Kontrolle über die Einhaltung von Verträgen, z.B. Jugendamt, Mietvertrag, Arbeitsverträge
  • Kontrolle über die Einhaltung von Fristen, z.B. Zuschussanträgem Steuern etc.
  • Erstellung des Verwendungsnachweises

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Eine ausführliche Sammlung aller relevanten Informationen rund um die Vorstandsarbeit erhalten Sie über den Dachverband der Elternititiven in Münster "Eltern helfen Eltern e.V." als Broschüre "Betrifft: Vorstandsarbeit".